HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

Für eine ordnungsgemäße Buchhaltung müssen stets alle Belege immer im Original aufbewahrt werden. Wenn Sie also Rechnungen  als Mails erhalten oder versenden, so muss dieses Dokument und die Mail auch genauso abgespeichert/archiviert werden.

Ist keine revisionssichere Archivierung vorhanden, kann es im  Prüfungsfall dazu kommen, dass Sie z.B. die erhaltene Vorsteuer (Mwst.)  zurückzahlen müssen. Auch in kleinen Betrieben kann  diese Summe  ganz schnell einige tausende Euro betragen.

Ein Verstoß gegen die gesetzlichen Grundlagen stellt einen Mangel in der Buchführung dar und kann daher umfangreiche Folgen haben.  Es besteht eine Verfehlung gegenüber den gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten. Gemäß  § 162 AO kann das Finanzamt bei fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlage schätzen.

Das Umsatzsteuergesetz gibt im § 14b UStG genau vor, wie Unternehmen ihre Rechnungen aufbewahren müssen.

Die Rechnungen müssen über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung hinweg die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes § 14 Absatz 1 Satz 2 UStG erfüllen.

Ob ein E-Mail-Archiv als revisionssicher gilt, ist anhand von allgemein gültigen Grundsätzen zu bewerten:

1. Jede eingehende und ausgehende (Rechnungs-)E-Mail unverändert archiviert wird. Es findet also stets eine ordnungsgemäße und vollständig Archivierung statt.
2. Die Archivierung wird zum frühestmöglichen Zeitpunkt, also bereits beim E-Mail-Eingang bzw. Ausgang archiviert. Es kann also keine Mail auf dem Weg ins Archiv „verloren“ gehen.
3. Jede Mail ist mit geeigneten Such-Techniken wieder auffindbar .
4. Keine Mail kann geändert oder zerstört werden.  Die Mails im Archiv sind also mit dem Original übereinstimmend und unveränderbar.
5. Jede Mail ist in genau der Form, wie sie verfasst, gesendet bzw. empfangen wurde, archiviert und ist in dieser Form darstell-  und druckbar.
6. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind protokolliert, so dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. Veränderungen und andere Eingriffe sind  also stets gemäß der gesetzlichen Vorgaben durch  eine Protokollierung nachvollziehbar.
7. Das Archiv ist so angelegt, dass eine Migration auf neue  Medien oder Komponenten sowie die Integration neuer Software ohne jeglichen Informationsverlust vonstattengehen kann.  Auch nach einem Serverwechsel, oder mit Einführung neuer Software in Ihrem Hause, bleibt Ihre Archivierung  gemäß der genannten Richtlinien erhalten.
8. Das System bietet die Möglichkeit, die gesetzlichen sowie Ihre betrieblichen Bestimmungen hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die gesamte Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.  
9. Alle Mails sind mit Berechtigung einsehbar,  wiederauffindbar und reproduzierbar und das für den gesamten  vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum.
10. Jede eingehende und ausgehende E-Mail wird unverändert archiviert.
11. Keine Mail auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst darf „verloren“  gehen.
12. Jede Mail muss mit geeigneten Such-Techniken wieder auffindbar sein.
13. Keine Mail darf geändert oder zerstört werden können.
14. Jede Mail muss in genau der Form, wie sie erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
15. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind protokolliert, so dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
16. Das Archiv muss  so angelegt sein, dass eine Migration auf neue  Medien oder Komponenten sowie bei Einführung neuer Softwareversionen ohne jeglichen Informationsverlust vonstattengeht.
17. Das System muss die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Die von uns angebotene Servicelösung  „Revisionssichere E-Mailarchivierung“ erfüllt diese Anforderungen.

Die gesetzlichen Vorgaben ergeben sich insbesondere aus dem § 257 HGB, dem  §140 AO (Abgabenordnung) sowie dem  § 14b UStG welche nachfolgend mit Stand 09/2020 dargestellt sind (Quelle:  Bundesministerium für Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz / www.gesetze-im-internet.de)

Abgabenordnung (AO)

• 147 – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:

1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege,

4a.    Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,

5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nummer 4a, sofern es sich bei letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt, können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

(3) Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.

(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

(6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Teilt der Steuerpflichtige der Finanzbehörde mit, dass sich seine Daten nach Absatz 1 bei einem Dritten befinden, so hat der Dritte

1. der Finanzbehörde Einsicht in die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Daten zu gewähren oder
2. diese Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde maschinell auszuwerten oder
3. ihr die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen.

Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. In Fällen des Satzes 3 hat der mit der Außenprüfung betraute Amtsträger den in § 3 und § 4 Nummer 1 und 2 des Steuerberatungsgesetzes bezeichneten Personen sein Erscheinen in angemessener Frist anzukündigen. Sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Fall eines Wechsels des Datenverarbeitungssystems oder im Fall der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem in ein anderes Datenverarbeitungssystem ausreichend, wenn der Steuerpflichtige nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, diese Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorhält.

Handelsgesetzbuch (HGB)

• 257 Aufbewahrung von Unterlagen

Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Umsatzsteuergesetz (UStG)
§ 14b Aufbewahrung von Rechnungen

(1) Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist; § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung bleibt unberührt. Die Sätze 1 bis 3 gelten auch

1. für Fahrzeuglieferer (§ 2a);
2. in den Fällen, in denen der letzte Abnehmer die Steuer nach § 13a Abs. 1 Nr. 5 schuldet, für den letzten Abnehmer;
3. in den Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Absatz 5 schuldet, für den Leistungsempfänger.

In den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 hat der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre gemäß den Sätzen 2 und 3 aufzubewahren, soweit er

1. nicht Unternehmer ist oder

2.Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet.

(2) Der im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer hat alle Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufzubewahren. Handelt es sich um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet, in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete, im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland aufbewahren. Der Unternehmer hat dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mitzuteilen, wenn er die Rechnungen nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufbewahrt. Der nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer hat den Aufbewahrungsort der nach Absatz 1 aufzubewahrenden Rechnungen im Gemeinschaftsgebiet, in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten, im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland zu bestimmen. In diesem Fall ist er verpflichtet, dem Finanzamt auf dessen Verlangen alle aufzubewahrenden Rechnungen und Daten oder die an deren Stelle tretenden Bild- und Datenträger unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Kommt er dieser Verpflichtung nicht oder nicht rechtzeitig nach, kann das Finanzamt verlangen, dass er die Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufbewahrt.

(3) Ein im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässiger Unternehmer ist ein Unternehmer, der in einem dieser Gebiete einen Wohnsitz, seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine Zweigniederlassung hat.

(4) Bewahrt ein Unternehmer die Rechnungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet elektronisch auf, können die zuständigen Finanzbehörden die Rechnungen für Zwecke der Umsatzsteuerkontrolle über Online-Zugriff einsehen, herunterladen und verwenden. Es muss sichergestellt sein, dass die zuständigen Finanzbehörden die Rechnungen unverzüglich über Online-Zugriff einsehen, herunterladen und verwenden können.

(5) Will der Unternehmer die Rechnungen außerhalb des Gemeinschaftsgebiets elektronisch aufbewahren, gilt § 146 Abs. 2a der Abgabenordnung.

Wichtiger Hinweis:

Auf dieser Webseite und in verschiedenen Werbemitteln  werden Anmerkungen zu steuerlich relevanten Tatbeständen gemacht. Es wird daraufhin gewiesen, dass im Rahmen unserer Werbung und auch im Falle einer Beauftragung keine Steuerberatung vereinbart worden ist und somit alle vorliegenden Ausarbeitungen und jegliche Angaben auch keine Beratung in Steuerfragen darstellt. Die Ausführungen wurden und werden  aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen heraus formuliert und bedürfen in den genannten Fällen der Überprüfung nach steuerlicher Gesichtspunkten durch den Steuerberater des Unternehmens.

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